Kort gezegd: een migratie naar MEWS verloopt in vier fasen: een audit van de huidige situatie, een configuratie die speciaal op uw hotel is afgestemd (en niet zomaar uit het oude systeem is overgenomen), het opnieuw koppelen van alle tools, en ten slotte een training gevolgd door 30 dagen intensieve begeleiding. Als dit goed wordt uitgevoerd, hoeft er geen enkele kamer te worden gesloten.
Overstappen naar een ander PMS is eng, en dat is normaal. Het PMS vormt het hart van het hotel: reserveringen, facturering, schoonmaak, channel manager, boekhouding, alles loopt erdoorheen. Bij GROOM, officiële onboarding-partner van MEWS, hebben we tientallen onafhankelijke hotels bij deze overstap begeleid. Wat het verschil maakt, is nooit de technologie, maar de voorbereiding.
Waarom overstappen naar MEWS?
MEWS is een 100% cloudgebaseerd PMS, ontworpen om tijdrovende taken bij de receptie te automatiseren: online inchecken, geïntegreerde betalingen, automatische facturering en een ecosysteem met meer dan duizend integraties via de Marketplace. Voor een onafhankelijk hotel biedt dit een dubbel voordeel: minder handmatige taken en een technologieplatform dat kan meegroeien zonder dat alles opnieuw hoeft te worden opgebouwd.
Maar een goed stuk gereedschap dat verkeerd is geïnstalleerd, blijft een slecht stuk gereedschap. Vandaar het belang van de methode.
Stap 1: Moet er een audit worden uitgevoerd voordat er wordt gemigreerd?
Ja, altijd. Voordat we ook maar iets aanraken, brengen we de situatie in kaart:
de bestaande systemen en de manier waarop deze met elkaar communiceren (channelmanager, boekingsmodule, RMS, POS, sloten, boekhouding);
de tariefstructuur: kamertypes, tariefschema’s, annuleringsvoorwaarden, beperkingen;
de daadwerkelijke werkprocessen van het team, die vaak afwijken van wat er in een werkboek staat;
de over te nemen gegevens: toekomstige reserveringen, klantprofielen, debiteuren.
Uit deze controle komen bijna altijd overbodige tariefplannen, dubbele aansluitingen of handmatige omleidingen naar voren. Dit is het juiste moment om orde op zaken te stellen, niet daarna.
Stap 2: hoe stel je MEWS in voor je hotel?
De meest voorkomende fout is dat het oude PMS één op één wordt gekopieerd. MEWS werkt volgens een andere logica (ruimtes, categorieën, factureringsregels, producten). Wij stellen de configuratie op basis van uw doelstellingen op: welke taken moeten worden geautomatiseerd, welke rapporten moeten worden gegenereerd, welke factureringsregels moeten worden toegepast op bedrijven, groepen en OTA’s.
Concreet omvat deze stap de kamercategorieën, de tarieven en de bijbehorende kosten, de diensten (ontbijt, parkeren, toeristenbelasting), de betalings- en factureringsvoorwaarden, evenals de rechten van de gebruikers.
Stap 3: hoe sluit je de andere apparaten weer aan?
Elke koppeling wordt vóór de ingebruikname afzonderlijk getest: channelmanager, boekingsengine, RMS, sloten, POS, schoonmaakbeheersysteem. We controleren in beide richtingen of reserveringen, tarieven en beschikbaarheid correct worden doorgegeven. Lees ons artikel over de koppeling tussen channelmanager, boekingsengine en RMS voor meer informatie over de architectuur van een eigen stack.
De omschakeling zelf is gepland op een rustige dag, waarbij toekomstige reserveringen regel voor regel worden gecontroleerd.
Stap 4: wat gebeurt er na de go-live?
Dat is waar veel projecten mislukken: de leverancier of de integrator vertrekt, en het team blijft alleen achter met zijn vragen. Wij leiden elk team op aan de hand van hun eigen specifieke situaties (ontvangst, reserveringen, boekhouding, management), en daarna blijven we 30 dagen lang beschikbaar, inclusief ‘hypercare’. We begeleiden de eerste afsluitingen, de eerste groepen en de eerste facturen voor bedrijven.
Hoe lang duurt een migratie naar MEWS?
Voor een onafhankelijk hotel moet u over het algemeen rekenen op een periode van 4 tot 12 weken tussen de audit en de livegang, afhankelijk van het aantal kamers, de te koppelen systemen en de complexiteit van de tariefstructuur. De standaard MEWS-onboarding wordt begeleid door MEWS; GROOM zorgt voor alles wat daarmee samenhangt: audit, vaststelling van de tech stack, koppelingen, training en opvolging.
Veelgestelde vragen
Moet het hotel tijdens de verhuizing worden gesloten?
Nee. De overgang verloopt geleidelijk, bij voorkeur op een rustige dag, waarbij toekomstige reserveringen worden overgenomen en gecontroleerd.
Zijn onze OTA-reserveringen verloren gegaan?
Nee, op voorwaarde dat de heraansluiting van de channel manager goed wordt gepland en dat de toekomstige reserveringen zowel vóór als na de omschakeling worden gecontroleerd.
Is MEWS geschikt voor een klein hotel?
Ja, op voorwaarde dat je alleen die instellingen configureert die het hotel nodig heeft. Een hotel met 20 kamers hanteert niet dezelfde regels als een hotel met 150 kamers dat ook seminars organiseert.
Waar moet ik beginnen?
Begin met een gratis inventarisatie van uw digitale aanwezigheid met GROOM Compass, of ontdek onze ondersteuning op het gebied van digitalisering en tech stack. Voor een migratieproject kunnen we dit graag rechtstreeks bespreken.