Kortom: een aanvraag voor een groepsverblijf of seminar moet worden beoordeeld op basis van de totale waarde (kamers, zalen, catering), afgezet tegen wat de kamers op die data bij individuele verkoop zouden hebben opgebracht. Met een eenvoudig beslissingsschema en een tool voor evenementenbeheer kan het team snel reageren zonder het hotel te onderwaarderen.
Waarom is MICE van strategisch belang voor een onafhankelijk hotel?
MICE (vergaderingen, incentives, conferenties, evenementen) vult de rustige dagen doordeweeks op, zorgt voor een betere benutting van de zalen en de catering, en leidt vaak tot loyaliteit bij bedrijven. Maar als het slecht wordt aangestuurd, worden er kamers bezet die als individuele boekingen voor een hogere prijs zouden zijn verkocht.
Bij GROOM houden we ons bezig met de MICE-sector als aanvulling op ons revenue management, maar nooit vóór de audit: zonder de dagelijkse waarde van uw kamers te kennen, is het onmogelijk om een eerlijke groepsprijs vast te stellen.
Hoe beoordeel je een groepsaanvraag?
Kijk naar de data: zijn die al goed geboekt voor individuele boekingen, of zijn ze historisch gezien zwak?
De verschuiving berekenen: hoeveel zouden de kamers hebben opgebracht als ze afzonderlijk te koop waren gebleven?
Tel de totale waarde van de groep bij elkaar op: kamers, zaalhuur, maaltijden, pauzes, drankjes, uitrusting.
Vergelijken: als de waarde van de groep hoger is dan het verplaatste inkomen, is de aanvraag interessant. Zo niet, stel dan andere data voor.
Hoe bepaal je de prijs van een seminar?
Dagarrangementen voor studiebijeenkomsten of meerdaagse seminars vergemakkelijken de verkoop, maar moeten wel in overeenstemming blijven met de seizoensgebondenheid. Een goede werkwijze: minimumprijzen per periode en een afgebakende onderhandelingsmarge voor het verkoopteam.
Welke hulpmiddelen zijn er voor het beheer van groepen en seminars?
Een spreadsheet en een e-mailaccount stoten al snel op hun grenzen: vergeten opties, dubbel gereserveerde zalen, tegenstrijdige offertes. Een evenementenbeheersysteem dat is gekoppeld aan het PMS (MEWS Events, Back-You...) centraliseert aanvragen, offertes, zalen en facturering. Als het goed is ingesteld, verkort het de reactietijd aanzienlijk, wat voor organisatoren een doorslaggevende factor is.
Welke fouten moet je vermijden?
een groep toelaten op data die voor individuele boekingen al druk bezet zijn;
kamers reserveren zonder einddatum (release);
de voorwaarden voor annulering en personeelsinkrimping vergeten;
pas na enkele dagen reageren, terwijl de concurrenten binnen enkele uren reageren.
Veelgestelde vragen
Is er een verkoper nodig die zich specifiek bezighoudt met MICE?
Niet altijd. Met duidelijke processen en een goede tool kunnen de receptie of het management een deel van de verzoeken afhandelen. Vanaf een bepaald volume loont het om een speciale functie in te richten.
Hoe kunnen we meer seminars aantrekken?
Een overzichtelijke pagina over seminars op uw website (capaciteit, arrangementen, foto’s van de zalen), een snelle reactie en aanwezigheid op gespecialiseerde platforms die relevant zijn voor uw markt.
Waar moet ik beginnen?
Begin met een audit op het gebied van revenue management om de werkelijke waarde van uw data te achterhalen, en stel vervolgens het groepsaanbod samen. Ontdek onze expertise of neem contact met ons op.